KPI: как рассчитать и разработать

KPI – это центральный элемент в системе оценки результативности как отдельных сотрудников, так и организации в целом.  Это комплекс метрик, позволяющих измерить, анализировать достижение стратегических целей. В интернет-продвижении этой цели служит, к примеру, настройка веб-аналитики. Если же рассматривать деятельность компании в целом, поможет введение и расчет кипиай. В данной статье мы углубимся в понимание того, что такое KPI простыми словами и как его рассчитать. Несмотря на то, что процесс расчета этих показателей кажется простым, он требует глубокого понимания основных метрик.

Что такое КПИ и зачем он нужен

Что такое KPI? Простыми словами это ключевые показатели эффективности. КПИ представляют собой основные метрики, которые используются для оценки успехов в достижении важнейших целей на уровне организации и среди ее работников. Система KPI – это набор метрик для отслеживания, которые позволяют компаниям измерять эффективность стратегий. Суть заключается в предоставлении количественных, качественных данных, которые могут служить основой для аналитических выводов, стратегических решений.

Система KPI (система ключевых показателей эффективности) включают в себя разнообразные параметры, такие как численные цифры, отражающие рост клиентской базы, уровень конверсии, затраты на привлечение клиента, качественные характеристики, например, удовлетворенность клиентов, мотивация персонала, соблюдение стандартов качества.

Показатели KPI – что это?

Ключевые показатели эффективности – это индикаторы, которые находят свое применение в множестве отраслей: от электронной коммерции, розничной продажи до разработки программного обеспечения, маркетинга, производства, HR-менеджмента.

Зачем нужен KPI?

Внедрение инструмента в бизнес-процессы обеспечивает возможность:

• наблюдать за выполнением заданий;
• вычислять результаты с использованием ясных метрик;
• сопоставлять реальные итоги с плановыми;
• определять потенциальные сферы для роста и проводить корректирующие меры, такие как модификация стратегий, перебалансировка ресурсов или внедрение автоматизированных решений.

Индикаторы КПИ являются ценным инструментом для оценки разнообразных сфер бизнеса, помогают определить приоритеты, оценить производительность организации. Они также критически важны для измерения успеха, выявления возможностей для совершенствования.

Виды KPI

КПИ делятся на пять категорий: итоги, затраты, процессы, продуктивность, эффективность. В онлайн-торговле индикаторы могут показывать доход, расходы на заказы, количество недовольных клиентов, соотношение заказов ко времени, затратам. Использование КПИ помогает оптимизировать бизнес, например, через чат-боты, которые улучшают обслуживание, снижают расходы.

Классификация КПИ в зависимости от временного горизонта оценки

• Оценка прошедших достижений. Запаздывающие КПИ, такие как годовая прибыль или ROI, позволяют анализировать завершенные проекты. Эти показатели часто используются для годовой отчетности, могут служить основой для планирования будущих бюджетов, стратегий.
• Прогнозирование будущих результатов. Ведущие КПИ, как индекс удовлетворенности клиентов, могут предсказывать повторные продажи, лояльность. Они помогают корректировать маркетинговые кампании, продуктовые стратегии в реальном времени, чтобы улучшить будущие результаты.

Пример расчета KPI

Например, у вас есть интернет-магазин:

• вы ставите цель увеличить основной КПИ на 5% в следующем месяце. Это может быть увеличение конверсии на сайте или рост среднего чека. Вы анализируете предыдущие данные, чтобы определить наиболее эффективные каналы привлечения клиентов;
• внедряете систему поощрений для стимулирования сотрудников; такая система может включать бонусы за выполнение индивидуальных показателей или коллективные поощрения за достижение командных целей, что повышает мотивацию;
• команда усиливает активность, однако неожиданные отсутствия по болезни уменьшают продуктивность. Вы анализируете эти факторы, корректируете план, возможно, привлекая временных сотрудников или перераспределяя ресурсы.

В итоге, ведущий индикатор не достигнут из-за непредвиденных обстоятельств.

Автоматизированные системы снижают уровень рисков, повышают точность прогнозов, однако полностью исключить неопределенность невозможно. Проактивные задают курс, тогда как ретроспективные КПИ предоставляют точную оценку проделанной работы.

Основные показатели и метрики KPI: как рассчитать?

КПИ разрабатываются специально под каждую специализацию, подразделение компании, не универсальны для всех сотрудников. Они используются не только для оценки работы персонала, но и для анализа эффективности бизнес-действий, маркетинговых стратегий. Ниже приведены ключевые метрики, актуальные для маркетологов, отдела продаж.

Показатели в области маркетинга

Метрики в области продаж

Как разработать систему KPI

Разработка требует четкого понимания целей организации и процессов. Вот пошаговая инструкция.

1. Определение стратегических целей

Перед началом работы важно четко понимать, какие стратегические цели ставит перед собой компания. Эти цели должны быть сформулированы в рамках миссии и видения организации.

2. Анализ текущего положения

Проведите аудит существующих процессов, чтобы установить, какие показатели уже отслеживаются и как они связаны с целями компании.

3. Привлечение заинтересованных сторон

Включите в процесс разработки ключевых сотрудников и руководителей отделов, чтобы обеспечить их вовлеченность и понимание.

4. Выбор KPI

Определите, какие показатели наилучшим образом отражают успех в достижении стратегических целей. Каждый инструмента должен быть измеримым, своевременным, релевантным и реалистичным.

5. Установление целевых значений

Для каждого КПИ установите целевые показатели, которые должны быть достигнуты в определенные сроки.

6. Разработка методологии измерения

Определите, как и когда будут собираться данные для каждого показателя, кто будет за это отвечать, и как будет происходить их анализ.

7. Интеграция с системами управления

Убедитесь, что система интегрирована с существующими системами управления производительностью и бизнес-процессами.

8. Тестирование

Проведите пилотное тестирование, чтобы проверить работоспособность системы и возможные сложности в сборе и анализе данных.

9. Обучение персонала

Проведите сессии обучения для сотрудников, которые будут работать с системой, чтобы они понимали, как измерять показатели и интерпретировать результаты.

10. Развертывание системы

Полноценно запустите КПИ во всех отделах и на всех уровнях организации.

11. Мониторинг и анализ

Регулярно собирайте данные, анализируйте их и предоставляйте отчетность для принятия управленческих решений.

12. Корректировка 

На основе анализа данных вносите коррективы в КПИ, чтобы она оставалась актуальной и эффективной в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса и стратегическими целями.

Разработка системы KPI – это итеративный процесс, который требует постоянного мониторинга, анализа и улучшения. Важно поддерживать систему актуальной и соответствующей текущим бизнес-процессам и целям.

Преимущества и недостатки руководства с помощью КПИ

Достоинства:

• нейтральная аттестация деятельности, процедур;
• стимулирование мотивации, самостоятельности в коллективе;
• уверенное выявление слабых сторон, неоптимальных подходов.

Недостатки:

• трудности в установлении, оценке индикаторов;
• опасность переключения на формальности, уменьшение фактической результативности;
• рост расходов на управленческую работу, мониторинг данных;
• нужда в адаптации работников к изменениям, поэтапное внедрение КПИ.

Знание, что такое КПИ и его основных элементов критично для успеха любой компании. Эти индикаторы ключевые для контроля за прогрессом в достижении стратегических, операционных целей. Разработка, анализ КПИ требуют глубокого понимания бизнес-процессов, обеспечения их способности точно отражать исходы, способствовать непрерывному совершенствованию. Важно отбирать те индикаторы, которые лучше всего соответствуют нуждам компании, регулярно их пересматривать, чтобы они оставались релевантными в изменяющихся рыночных условиях, стратегиях бизнеса. Эффективное управление KPI может служить мощным инструментом для обдуманных управленческих решений, стимулирования развития, укрепления рыночных позиций.